行政執行官
• 開發並實施有效的紙本和電子記錄文件和歸檔系統。
• 與內部和外部各方聯絡協調,確保貨物順利交付。 • 管理年度日記的列印
• 辦公室維護、害蟲防治和財產清潔的維護
• 管理辦公室安全控制和出入,準備門禁卡/車貼,並確保警衛做好日常工作並管理停車交通
• 編制並產生員工考勤報告
• 協助績效評估流程和KPI表格的編制
• 管理文具/茶點/餐具/盥洗用品的訂購
• 以有用且組織良好的方式組織並向相關部門或外部客戶提供文件、報告和資訊。
• 準備所有信件,例如與向租戶或一般管理部門公告相關的信件和電子郵件
• 準備採購申請、交貨單等行政文件並驗證供應商和分包商的交貨情況
• 協助編寫公司營運文件和會議資料
(2) 私人秘書
• 處理上級個人工作的各個面向。
• 篩選電話、詢問和要求並進行適當處理。
• 組織和維護日記、預約和露面。
• 處理傳入/傳出的信件。
• 對上級正在處理的主題進行背景研究並提出調查結果。 • 管理行事曆、規劃和組織活動或會議
• 協調和安排職能會議(例如董事會會議、執行委員會會議等)
• 與客戶、供應商、承包商以及參與專案的任何其他人員以及SPA 集團的員工聯絡。
• 安排旅行和住宿,並在必要時陪同直屬上級前往會議地點做筆記或聽寫,或提供一般協助。
• 依照直接上級指定代表的指示處理所有事務。
• 就日常工作要求與其他內部部門聯絡
個性需求: • 對工作高度投入。 • 有禮貌、成熟。 • 處理機密資訊時要機智、謹慎。 • 靈活、獨立、足智多謀、自我驅動。 • 個性開朗,具備良好的人際溝通能力及溝通能力。 • 負責、積極主動。 • 能夠在緊迫的期限內快速工作 • 迎接挑戰 • 多工處理。 • 高效率的。
教育和工作經驗要求: • 至少有專業證書、文憑、高級/高級/研究生文憑、學士學位、研究生文憑、專業學位,任何領域。 • 年齡在35歲以下,至少有3至5年相關經驗 • 最好有活動組織經驗 • 良好的英語口語和書面語以及馬來語能力,如果您會說華語則更佳